LÉGAL · Conditions générales

Conditions générales de service

Dernière mise à jour : 4 août 2025 · Entrée en vigueur : 4 août 2025

Les présentes conditions générales (ci-après « CG ») régissent les relations entre Filigrane (ci-après « le Prestataire ») et toute personne physique ou morale (ci-après « le Mandant ») faisant appel à ses services de préparation documentaire. L'utilisation de ce site ou la signature d'un bon de commande vaut acceptation de ces CG dans leur intégralité.

1. Définitions

• Prestataire : Filigrane, bureau de préparation documentaire, Grand-Rue 26, 1196 Gland, Vaud, Suisse.
• Mandant : toute personne physique ou morale qui passe commande d'une prestation.
• Bon de commande : document écrit signé par les deux parties, précisant le périmètre, le délai et le tarif de la mission.
• Prestation : les services de préparation documentaire décrits dans le bon de commande (inventaire, collation, mandat de portefeuille).
• Documents : pièces écrites ou numérisées confiées par le Mandant ou réunies sur instruction du Mandant.

2. Acceptation des conditions

Toute commande de prestation implique l'acceptation sans réserve des présentes CG. Le Mandant déclare avoir la capacité légale de contracter. Les CG s'appliquent aux personnes majeures (18 ans et plus).

3. Description des prestations

Le Prestataire propose trois types de prestations documentaires :

• Inventaire et liste de contrôle (PREST–01) : recensement de documents, livraison d'un inventaire et d'une liste de contrôle.
• Collation complète de dossier (PREST–02) : assemblage d'un dossier cohérent avec index, couverture, classement et exemplaires imprimés.
• Mandat de portefeuille documentaire (PREST–03) : suivi documentaire récurrent sur six mois pour plusieurs biens.

Le périmètre exact de chaque prestation est défini dans le bon de commande. Toute prestation hors périmètre fait l'objet d'un accord écrit préalable et d'un avenant au bon de commande.

4. Formation du contrat

Le contrat est formé à la signature du bon de commande par les deux parties. Aucune prestation ne débute avant la réception du bon de commande signé et, si applicable, du règlement de l'acompte éventuel convenu.

5. Obligations du Mandant

• Fournir les documents dans les délais convenus et dans un état permettant leur traitement.
• Instruire le Prestataire par écrit pour toute demande à adresser à des tiers.
• Vérifier le dossier livré dans le délai de réclamation prévu à l'article 9.
• Ne pas utiliser le site ni les prestations à des fins contraires à la loi suisse.
• Ne pas soumettre de documents dont la transmission à un tiers serait illicite sans en informer préalablement le Prestataire.

6. Propriété intellectuelle

Les modèles d'index, nomenclatures, formats de présentation et outils développés par le Prestataire restent sa propriété exclusive. Le Mandant reçoit un droit d'usage limité et non exclusif sur les livrables produits dans le cadre de sa commande. Il ne peut pas les revendre ni les concéder à des tiers sans accord écrit du Prestataire.

Les documents transmis par le Mandant restent sa propriété exclusive ou celle des tiers dont ils émanent.

7. Tarifs et paiement

• Les tarifs sont libellés en francs suisses (CHF), toutes taxes comprises applicables.
• Les tarifs en vigueur sont ceux figurant sur le site au moment de la commande et confirmés dans le bon de commande.
• Le paiement intervient à réception de la facture, dans un délai de 30 jours, sauf accord contraire.
• En cas de dépassement du périmètre convenu à l'initiative du Mandant, un devis complémentaire est établi avant tout travail additionnel.
• Les corrections incluses dans chaque formule ne font pas l'objet d'une facturation supplémentaire dans la limite du périmètre convenu.

8. Délais de livraison

Les délais courent à partir de la réception complète des documents et de la signature du bon de commande. En cas d'aléa documentaire (pièce manquante, document illisible), le Prestataire en informe le Mandant par écrit dans les 24 heures ouvrables et propose un nouveau délai.

9. Réception et réclamations

Le Mandant dispose de 10 jours ouvrables à compter de la livraison pour signaler par écrit tout manquement au périmètre convenu. Passé ce délai, la livraison est réputée acceptée. Les corrections relevant du périmètre convenu sont effectuées sans supplément dans le délai communiqué lors de la réclamation.

10. Confidentialité

Le Prestataire s'engage à traiter les documents confiés de manière confidentielle. Ils ne sont accessibles qu'aux membres de l'équipe affectés à la mission. Ils ne sont pas communiqués à des tiers non désignés par le Mandant. Les copies numériques sont supprimées à la clôture du mandat, sauf instruction contraire écrite intégrée au bon de commande.

11. Exclusion de conseil

Le Prestataire intervient exclusivement dans un rôle administratif et organisationnel. Il ne formule aucun avis juridique, fiscal, financier ou notarial. Toute décision relative à la transaction immobilière relève de la compétence exclusive du Mandant et de ses conseils. Le Prestataire ne répond pas des conséquences de décisions prises sur la base des dossiers livrés.

12. Limitation de responsabilité

La responsabilité du Prestataire est limitée au montant facturé pour la mission concernée. Le Prestataire ne répond pas des dommages indirects, pertes de données, manques à gagner ou conséquences résultant d'un retard non imputable à sa faute. En cas de force majeure (catastrophe naturelle, défaillance technique généralisée, pandémie), les délais sont suspendus et communiqués par écrit au Mandant dans les 48 heures.

13. Indemnisation

Le Mandant s'engage à indemniser le Prestataire pour tout dommage résultant d'informations fausses ou de documents frauduleux fournis dans le cadre du mandat, dans la mesure permise par le droit suisse.

14. Résiliation

Chaque partie peut résilier le contrat par écrit. En cas de résiliation par le Mandant avant livraison, les travaux réalisés sont facturés au prorata. En cas de résiliation par le Prestataire pour faute du Mandant, les travaux réalisés sont facturés et les documents restitués. Les articles 10, 11, 12 et 15 survivent à la résiliation.

15. Résolution des litiges

Les présentes CG sont régies par le droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut d'accord, le tribunal compétent est celui du siège du Prestataire (Nyon, Vaud), sous réserve des règles impératives de compétence.

16. Dispositions générales

• Intégralité : les présentes CG et le bon de commande constituent l'intégralité de l'accord entre les parties pour la mission concernée.
• Divisibilité : la nullité d'une clause n'affecte pas les autres.
• Renonciation : le fait de ne pas se prévaloir d'un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
• Notifications : toute notification doit être faite par écrit (courriel avec accusé de réception ou courrier recommandé).

17. Modifications des CG

Le Prestataire peut modifier ces CG. Les modifications s'appliquent aux commandes passées après la date de mise à jour. Les commandes en cours restent régies par les CG en vigueur à la date de signature du bon de commande.

18. Contact

Pour toute question relative aux présentes CG :
Filigrane · Grand-Rue 26, 1196 Gland, Vaud
[email protected]