F–Filigrane
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Bureau Filigrane à Gland

REF–COMPANY · Notre bureau

Un travail de bureau attentif, au service des dossiers immobiliers

Filigrane est un bureau de préparation documentaire établi à Gland, dans le canton de Vaud. Notre activité se concentre sur l'organisation formelle des pièces constitutives de dossiers de transaction, sans intervention sur leur contenu juridique ou financier.

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§ HISTOIRE

De l'idée à la pratique

Filigrane a été fondé en 2018 par Isabelle Meylan, ancienne secrétaire de notariat avec quinze ans d'expérience dans la gestion administrative de transactions foncières vaudoises. Au fil de sa carrière, elle a observé que les retards dans les procédures tenaient souvent à un dossier mal constitué : pièces manquantes, documents non numérotés, index absent. L'idée de Filigrane est née de ce constat simple.

Le bureau s'adresse aux propriétaires, aux petits gérants immobiliers et aux études notariales qui souhaitent déléguer la partie organisationnelle de la préparation documentaire. Nous ne formulons aucun avis sur la transaction elle-même : notre rôle est de s'assurer que le dossier est ordonné, complet selon la liste établie, et présenté de façon lisible.

Depuis son ouverture, Filigrane a traité des dossiers pour des biens situés dans les cantons de Vaud, Genève et Fribourg. La clientèle comprend des particuliers qui vendent un bien familial pour la première fois et ont besoin d'aide pour réunir les pièces, ainsi que des gérants qui administrent plusieurs objets et ont besoin d'un suivi documentaire régulier.

Tous les mandats font l'objet d'un bon de commande écrit signé avant tout début de travail. Le périmètre, le délai et le prix sont fixés à l'avance. Aucune tâche hors périmètre n'est facturée sans accord préalable du mandant.

§ MISSION

Ce que nous faisons — et ce que nous ne faisons pas

Ce que nous prenons en charge

  • Recensement et description des pièces présentes
  • Identification des documents manquants
  • Numérisation, indexation et classement chronologique
  • Constitution d'un dossier imprimé et numérique cohérent
  • Suivi documentaire récurrent pour portefeuilles immobiliers
  • Correspondance administrative sur instruction écrite du mandant

Ce qui reste hors de notre périmètre

  • Conseil juridique ou notarial
  • Analyse ou vérification du contenu des documents
  • Estimation ou évaluation du bien
  • Conseil fiscal ou financier
  • Représentation du client auprès d'une autorité
  • Rédaction de documents ayant une portée juridique

§ ÉQUIPE

Les personnes qui traitent vos dossiers

IM

Isabelle Meylan

Fondatrice · Responsable de mandat

Ancienne secrétaire de notariat, Isabelle supervise l'ensemble des mandats et gère les dossiers complexes ou de grande taille.

LB

Luca Bonetti

Chargé de collation documentaire

Luca prend en charge la numérisation, l'indexation et la vérification formelle des dossiers de collation complète.

SR

Sophie Roulet

Coordinatrice administrative

Sophie gère la réception des mandats, les bons de commande et le suivi des délais pour l'ensemble des dossiers en cours.

§ STANDARDS

Nos protocoles de travail

Bon de commande systématique

Chaque mission débute par un document écrit signé des deux parties, précisant périmètre, délai et tarif. Aucun travail sans commande formelle.

Vérification formelle en deux étapes

Chaque dossier livré passe par une vérification interne : cohérence de l'index, complétude des scans, correspondance avec le bon de commande.

Gestion restreinte des accès

Les fichiers numériques ne sont accessibles qu'aux membres de l'équipe désignés pour la mission. Les accès sont révoqués à la clôture du mandat.

Suppression des données à la clôture

Les copies numériques des pièces sont supprimées à la livraison finale, sauf instruction contraire écrite du mandant dans le bon de commande.

Délais consignés et respectés

Les délais annoncés dans le bon de commande sont tenus. Tout aléa documentaire ayant un impact sur le calendrier est communiqué par écrit dans les 24 heures.

Référencement systématique des pièces

Chaque document reçoit un identifiant unique dans l'index. Le référencement suit une nomenclature stable, reproductible et lisible pour tout tiers reprenant le dossier.

§ EXPERTISE

La préparation documentaire comme métier à part entière

Dans le cadre d'une transaction immobilière, la qualité du dossier documentaire conditionne la fluidité des étapes suivantes : instruction par le notaire, demande de financement, procédure au registre foncier. Un dossier ordonné permet à chaque intervenant de trouver ce qu'il cherche sans délai. Un dossier désorganisé génère des demandes de complément, des relances et des retards qui ne sont pas toujours imputables à la nature de la transaction.

Filigrane s'est spécialisé dans cette phase préparatoire, souvent négligée parce qu'elle paraît technique et fastidieuse. Nous savons lire un plan de situation, identifier la différence entre une servitude de passage et un droit de superficie, reconnaître un procès-verbal d'assemblée de copropriété incomplet ou une quittance de prime d'assurance non référencée. Cette lecture n'est pas juridique : nous n'interprétons pas les actes, nous constatons leur présence, leur date et leur identification formelle.

Notre bureau travaille exclusivement sur mandat écrit. Cela signifie que le mandant sait à l'avance ce qu'il reçoit, quand il le reçoit et ce que cela lui coûte. Nous ne facturons pas de temps non utilisé, ni de prestations hors périmètre sans accord préalable. Cette façon de travailler, ordinaire dans les professions réglementées, est plus rare dans les prestations administratives : elle est pourtant fondamentale pour un mandant qui confie des documents sensibles.

Gland, où nous sommes établis, se situe entre Lausanne et Genève, à proximité de zones foncières à forte activité transactionnelle. Cela nous permet d'intervenir sur des dossiers concernant des biens dans toute la région lémanique, sans déplacement pour le mandant.

§ CONTACT

Vous avez un dossier à organiser ?

Décrivez-nous brièvement le volume et la situation de votre dossier. Nous vous revenons sous deux jours ouvrables avec une proposition adaptée.

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